Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostki prowadzące własną działalność gospodarczą, muszą sporządzać zasady rachunkowości, co jest równoznaczne z prowadzeniem i przechowywaniem ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być otwierane w dniu rozpoczęcia działalności. W dniu takim mają miejsce zdarzenia, które wywołują skutki o charakterze majątkowym, bądź finansowym.
We wspomnianej powyżej ustawie znajduje się również wykaz ksiąg, które tworzą księgi rachunkowe. Księgi te obejmują zbiory zapisów księgowych, sald i obrotów, tworzących: dziennik, księgi pomocnicze, księgę główną, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Na kontach księgi głównej znajdują się zapisy o zdarzeniach, które muszą być ujęte systematycznie. Zapisy te powinny być także dokonywane w kolejności chronologicznej. Na podstawie tych zapisów sporządzane są na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienia obrotów i sald. Tak zwany inwentarz, a więc wykaz składników aktywów i pasywów sporządzany jest przez jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych przypadkach inwentarzem tym jest zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, a także zestawienia sald kont pomocniczych, które są sporządzane w dniu zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Zapisy w art. 11 ust. Ustawy o rachunkowości jasno mówią, że księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, ale ustawodawca daje możliwość powierzenia ich prowadzenia przedsiębiorcy, a więc podmiotowi z zewnątrz. Jest to tak zwany outsourcing. W takim przypadku księgi rachunkowe nie znajdują się w siedzibie jednostki, lecz w siedzibie firmy zewnętrznej. Podmiot musi wówczas powiadomić właściwy urząd skarbowy o danym miejscu, w którym prowadzone są księgi rachunkowe. Należy to zrobić w terminie 15 dni od dnia powierzenia firmie zewnętrznej. Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji przez biuro rachunkowe. Kwestię przechowywania należy jednak uregulować w umowie zawartej pomiędzy obiema stronami.
